Reuniones eficaces: 14 consejos para conseguir reuniones que molan

Reuniones. En muchas personas la mera palabra reunión provoca una sensación de rechazo. Y sin embargo las reuniones son parte fundamental del trabajo en equipo. Cada día, en modo presencial y online. En este post compartimos consejos simples y prácticos para explicar cómo hacer reuniones eficaces de trabajo.

Explicamos que hacer antes, durante y después de reuniones para conseguir una experiencia buena y productiva para todos los asistentes. Desde nuestra experiencia acompañando equipos de trabajo estos consejos son clave para conseguir equipos que trabajen juntos a gusto y de manera eficaz. Si te interesan las mejores prácticas para reuniones virtuales efectivas, te recomendamos leer esta entrada.

6 cosas que hacer ANTES de reuniones eficaces

Gran parte del éxito de reuniones eficaces reside en su preparación. Estas 6 recomendaciones contribuyen de manera sustancial a mejorar el trabajo en equipo –siempre que se apliquen de manera radical. ¡Sí, radical! Cuanto más rigurosamente las respetas, más eficiente será tu reunión. Cuanto más laxos estamos a la hora de aplicarlas, peor la experiencia.

1. ¿La reunión realmente es necesaria?

A pesar de sonar a una pregunta obvia, la realidad muestra que no lo es: antes de enviar una convocatoria para una reunión, pregúntate si la reunión realmente es necesaria. Muchas reuniones simplemente no deberían tener lugar, sea porque los temas se pueden tratar con menos personas de manera ad-hoc o con una conversación cara a cara. En nuestra experiencia corporativa liderando equipos y acompañando equipos como coaches, muchas veces el fin de reuniones simplemente es tener una decisión que se puede conseguir hablando directamente con la persona clave. Y ya está, sin más. Sin necesidad de reuniones XXL.

2. Sin propósito claro no hay reunión

Si no puedes formular el propósito de tu reunión de manera concisa, probablemente no deberías convocarla. Tener claro el resultado deseado es crucial para conseguir reuniones eficaces. ¿Con qué quieres poder partir de la reunión cuando haya terminado?

3. No invites a ningún asistente innecesario

No invites a nadie que no sea imprescindible. Asegúrate de que todo asistente realmente sea relevante. Si invitas a personas por si acaso, por inercia lo más habitual es que la persona acepte asistir. Y así estará perdiendo su tiempo, y además añadiendo ineficiencia a la reunión, simplemente porque como buen profesional querrá contribuir y participar. En caso de duda, habla con las personas antes de convocarlas.
Como regla de dos, ten en cuenta que reuniones eficaces de equipos de trabajo buenos suelen tener un máximo de 4 participantes, pero en ningún caso más de 7 asistentes.

4. Sin agenda, no hay reunión

Cuando tienes claro el objetivo de la reunión, los resultados deseados y quien debe participar, prepara una agenda clara. Esto permitirá que todos los asistentes puedan prepararse. Incluye material o instrucciones pertinentes para los participantes en la convocatoria de la reunión.

5. Las reuniones tienen la duración justa

Planifica una duración adecuada para lograr el objetivo de la reunión, teniendo en cuenta la regla siguiente: haz la reunión lo más corta posible. El tiempo ajustado ayuda a las personas a enfocarse en el resultado. Por cierto: las reuniones no tienen porque durar una hora. Y menos porque Outlook o tu aplicación de agenda ponga 60 minutos por defecto para convocatorias nuevas. 15 minutos pueden ser totalmente suficientes. La metodología Scrum, por ejemplo, tiene el daily standup meeting, una reunión diaria de pie que no tarda más de 15 minutos.

6. Sin preparación no hay reuniones eficaces

Tanto si eres asistente como si eres organizador, asegúrate de estar preparado. Si asistes a una reunión sin haberte preparado para ella, es probable que pierdas tu tiempo y hagas perder el tiempo a los demás asistentes.

7 reglas que respetar DURANTE reuniones eficaces

Equipos de trabajo que se reúnen de forma periódica deberían acordar cómo quieren que las reuniones se lleven a cabo para conseguir reuniones eficaces. Llamamos a estos acuerdos las alianzas de equipo. Se puede añadir todo lo que contribuye a tener reuniones efectivas. Una alianza típica incluye estos acuerdos:

7. Llegar a tiempo: comienza en hora, acaba antes

Echa un vistazo a tu propia agenda. ¿Cuántas reuniones seguidas sin ni 5 minutos de colchón entre ellas tienes? Ahora piensa en la agenda de los demás asistentes. Lo más probable es que todos tengáis agendas apretadas. Por lo tanto, asegúrate de comenzar la reunión en hora. Y de terminarla a la hora prevista, o incluso antes. Incluir esta regla en la alianza suele tener dos efectos positivos a largo plazo: los asistentes se acostumbran a ser puntuales y mantienen el foco en la agenda y el resultado esperado.

8. Dispositivos NO

Sí, vivimos en un mundo digital. Así que ¿por qué no deberías poder apuntar tus notas de la reunión en una tablet o tu ordenador? Porque cuando miras al dispositivo te desconectas de las personas y de lo que ocurre en la reunión. Y muy posiblemente alguna notificación o correo electrónico urgente te distraerá de la reunión. Si no quieres renunciar a tu dispositivo, puedes ponerlo en modo avión antes de iniciar la de reuniones para mantenerte enfocado.

9. Ego NO

Hay un montón de razones por las cuales las reuniones pueden convertirse en experiencias pesadas, aun teniendo un buen organizador y el setup correcto. A menudo el ego es la raíz de muchas ineficiencias. El ego de cualquier participante puede echar a perder reuniones, incluso las mejor organizadas. Para asegurarse de que los egos no saboteen reuniones eficaces, recomendamos incluir el No ego en la alianza y responsabilizar a todos los participantes de revelar egos cuando aparecen. Esto añada mucha eficacia porque elimina el blah blah innecesario por el simple afán de aprovechar la reunión como escenario dónde ser visto.

10. Escucha activa, no interrumpir

El más poderoso antídoto contra el sabotaje por egos es la escucha activa. Es fundamental incluir la escucha activa real en la alianza. Escuchar de manera activa se puede entrenar. Por ejemplo, tan pronto como te des cuenta de que en vez de escuchar atentamente estás pensando en cómo vas a responder o replicar, vuelve a poner tu atención en la persona que está hablando.
Para fomentar la escucha activa en un equipo se puede usar una pelota que da el turno de habla. El participante que tiene la pelota decide cuándo pasarla al siguiente participante.

11. Respeta la agenda con ayuda de un parking lot

Los asistentes se preparan para el tema de la reunión, no para otros temas. Para evitar que la reunión se desvíe hacia otros temas -aunque estos sean importantes-, usa un parking lot. En una hoja de flipchart o la pizarra haces una lista simple donde apuntas temas importantes que surgen durante la reunión, pero que se tratarán en un momento posterior. De esta manera no nos olvidamos de los temas y progresamos de manera eficaz en la reunión actual según lo acordado. Es normal que tengáis muchos temas importantes que tratar, pero tratarlos todos a la vez hará que no resolváis ninguno.

12. Resume decisiones y acciones

Apunta las decisiones y acciones acordadas a lo largo de la reunión y revísalas al final de la reunión. Para hacerlo, cada asistente puede compartir sus acciones que ha apuntado. Así no sólo nos aseguramos de no dejar ningún cable importante suelto, sino ademas garantizamos compromiso y claridad sobre lo acordado. En equipos de trabajo eficaces, es buena práctica de especificar una fecha de entrega y un responsable para cada acción.

2 acciones DESPUÉS de reuniones eficaces

Para cerrar reuniones eficaces, el organizador tiene que hacer dos cosas después de haber terminado:

13. Enviar el acta

Compartir las decisiones, las acciones acordadas y los materiales relevantes a todos los asistentes.

14. Hacer un seguimiento

Las acciones son sólo valiosas cuando se llevan a cabo, idealmente en la fecha acordada. Para avanzar y nutrir una cultura de reuniones que han merecido la pena, este paso es igual de importante que lo ha sido la convocatoria inicial de la reunión.

Para ayudarte a poner estos consejos en práctica en tu equipo de trabajo, hemos preparado una infografía con nuestros 14 consejos para tener reuniones eficaces. La puedes guardar, imprimir, compartir y hacer circular entre todas las personas relevantes de tu equipo para convertir reuniones pesadas en reuniones eficaces. Si tienes interés para entrar más profundamente en el reino de la agenda de las reuniones de negocio, te recomendamos la lectura de este artículo de la New York Times (en inglés). También puedes contactar con nosotros para ayudar a convertir las reuniones de tu equipo de trabajo en reuniones eficaces de equipos de alto rendimiento.